如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
邮件是我们每天工作必不可少的工具，掌握 Notes 邮件使用技巧可以帮助您高效地的得到关键的邮件信息，有目的的进行邮件处理。
设置邮件规则
打开邮件数据库，如 图 1，选择 More - Mail Rules。然后点击 New Rule，如 图 2，您可以在这里设置各种规则来管理邮件。根据发送者、标题、重要程度等做相应的处理，把不同的邮件放到不同的文件夹，对不需要的邮件也可以直接过滤成垃圾邮件。
图 1. 设置邮件规则（查看大图）
图 2. 新建邮件规则（查看大图）
设置重要邮件提醒
打开 File-Preference-Mail( 如 图 3)，可以给您关心的人发送的邮件设置背景和字体颜色。这样只要这些人发送的邮件，就能很容易的被注意到了。
图 3. 设置邮件背景和字体颜色（查看大图）
备份邮件
当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时，会受到警告信息。选择 Archive-Settings 可以设置邮件备份的规则，把邮箱里的部分邮件转移到本地的另一个指定文件夹（如 图 4）。当您需要做邮件备份的时候，就可以选定一条规则进行备份。您也可以在 Archive-Settings 里设置 schedule 来定时启动备份操作。对于备份好的邮件，可以在视图 Archive 下面方便的找到您备份的这部分邮件。
图 4. 备份邮件（查看大图）
设置邮件回执
如果对某些重要邮件，您很想确认对方是否收到邮件。可以在新建一封邮件的时候，点击"Delivery Options"，在这里勾上"Return receipt"。这样如果对方收了邮件，您就可以收到一封回执。
图 5. 设置邮件回执（查看大图）
设置 Out of Office
当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office。这样在您休假的这段时间里，您的邮箱就会自动给发信的人回复"Out of Office"的信息，以免耽误重要事宜。
图 6. 设置 Out of Office（查看大图）
保存 Stationery
如果您需要经常发一封标题、格式、收件人都基本不变的邮件，您可以利用 Notes 的 Save as Stationery 功能。新建一封邮件，输入您所需的信息、收件人、标题、邮件内容等等 ，选择"More-Save as Stationery"（如 图 7）。这样以后如果再要发送内容相似的邮件，就可以去邮箱的 Tools-Stationery（如 图 8）找到保存的信件，基于这个模板，稍作修改就可以发送了，而不必要再去找回原来的邮件拷贝和粘贴了。
图 7. Save as Stationery（查看大图）
图 8. Tools-Stationery（查看大图）
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利用 Notes 更好的管理文档数据库
Notes 提供了强大的文档数据库的功能，巧用 Notes 来便捷的管理数据资料能够大大提高工作效率。
创建 Bookmark
通过创建 Bookmark，可以把您经常用到的文档和数据库添加到 Favourite bookmark 或者其他 Bookmark 里，便于查找（图 9）。
图 9. 创建 Bookmark（查看大图）
快速查找 Workspace 里的数据库
方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据库（如 图 10）。
图 10. 设置 workspace 页面
方法二：当 workspace 里有很多数据库的时候，可以通过在 OpenList 里输入您要查找的数据库的关键字，这样就会在 OpenList 里把所有含有这个关键字的数据库都列出来（如 图 11）。
图 11. 在 OpenList 里查找数据库
方法三：在 workspace 页面上通过 Ctrl+F 来搜索关键字也可以查找数据库，Ctrl+F 不局限于 workspace 的当前页，而是会遍历 workspace 上的所有数据库名。
创建私有试图
有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求。您可以在 Create 菜单里，通过创建私有视图来定制您想要的视图。比较简单的做法是基于现有的一个视图拷贝它的设计，点击"Save and Customize"（图 12）。然后在 Design 界面上根据自己的需要定义选择条件，增加列或者调整列。这种简单的私有视图的设计，不需要熟悉 Lotus 脚本语言就能够很方便的制作。对于高级用户，还可以通过公式以及 Lotus 脚本语言来创建所需视图。
图 12. 创建私有试图
Replication
当我们在家办公的时候，经常会觉得打开一个数据库或文档的速度非常慢。对于这种情况，我们可以把常用的数据库通过 Replication 复制到本地，打开 File - Replication - New Replicate，得到 图 13 的对话框。这样在网络不好或者断网的情况下，我们可以先在本地的数据库里工作，等到连上网了再把本地的数据复制到服务器上。在做 replication 的时候还可以有很多设置，比如可以选择单向复制，只复制某一些视图或文档以减小空间，点击对话框的“More Settings”就进入到了配置页面（如 图 14）。
图 13. 创建一个 Replication
图 14. Replication 设置
Homepage
设置好 Homepage 也可以给工作带来方便。Notes 默认的 Homepage 上只是提供了 Mail/Calendar/Contacts 等几个启动键。如 图 15 所示。点击“Click here for Home Page options”旁边的这个箭头就可以看到一个下拉单，在这个下拉单里提供了多种 Homepage 的样式。在这里比较常用的一种是"My work"（如 图 16）。您可以把您经常用到的数据库都设置在 My work Homepage 上，比如邮箱、日历、Teamroom、甚至网页，等等。点击 My work Homepage 右上角的“Edit this page（图 17）”，就会出现对话框“Page Options”，在这里您就可以在“My Work”这个模版下设计您想要的 Homepage。图 18 就是设置好的一种 My work Homepage ，这样您大部分的工作都可以在 Home Page 上完成了。当然您也可以不依赖于已存的这些模版，建立一个新的 Home Page 完全根据您自己的想法来设计 Home Page。
图 15. Notes 默认的 Homepage
图 16. 选择 Homepage（查看大图）
图 17. 设置 Homepage（查看大图）
图 18. My work Homepage（查看大图）
共享 Domino 服务器的连接信息
打开 Contacts 数据库，选择 Advanced-Connections， 通过 File Import/Export 就可以共享 Domino 服务器的连接信息。对于新来的员工，老员工往往会把他的连接信息导出到一个文件，新员工只要 Import 这个文件就可以得到相关的服务器的连接信息。如果您有多台电脑，也可以通过这个方法来复制连接信息。
图 19. 导入导出连接（查看大图）
用 Ctrl 来切换视图
当您选中一篇文档，按住 ctrl 键，再切换视图 ( 比如从 By Author 切换到 By Category)，切换后的视图焦点还会在您选中的文档上。比较 图 20 和 图 21，可以看到切换前后，视图焦点一直在“test3”这篇文档上。
图 20. 用 Ctrl 来切换视图——切换前的视图（查看大图）
图 21. 用 Ctrl 来切换视图——切换后的视图（查看大图）
数据库压缩
很多人可能有这个苦恼，明明已经将自己的邮件数据库清除干净了，系统还是提示没有足够的空间。这是由于 lotus 数据库是典型的文档型数据库，长期使用后会占用较大硬盘空间，为此我们需要经常对数据库进行压缩。常用的压缩方法是用鼠标点击 File-Application-Properties（图 22），点击对话框中的第二个属性按钮，并单击"Compact"按钮就可以完成。大家可以看一下自己的数据库属性，如果使用率低于 70% 就可以压缩了。这里的“%used”的意思是在您现有数据库空间有多少被利用，而不是全部空间您利用了多少，所以这里的百分比是越高越好，不是越低越好。
图 22. 数据库压缩（查看大图）
利用 Notes 的托拽功能
Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽，从 85 开始又支持了文本域以及 Name 域的托拽，利用托拽可以方便的将 sametime 联系人托动到收件人列表中，也可以把收发件人通过托拽加入 sametime 联系人列表中（图 23）。
图 23. 托拽 samtime 联系人作为收件人（查看大图）
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巧用 Preferences 设置
打开 File - Preferences，可以看到有很多功能都可以在这里设置。
设置 Basic Notes Client Configuration
1）设置 Auto Save
在 Basic Notes Clientconfiguration 页面上，勾上 AutoSave 这一项。Notes 就会每隔一定时间自动保存文档，这样就可以避免在编辑文档时候 Notes 意外退出，而丢失未保存的数据。
图 24. Basic Notes Client Configuration- AutoSave
2) 给选定的邮件设上标记
勾上"Show check marks in margin for selected documents"，如 图 24 所示。这样用空格选定的邮件，就会标记上“√”，可以非常方便的选择多个邮件。如 图 25。
图 25. 标记邮件
设置 Windows and Themes
1 ) 使用 Group documents 模式
如果打开的文档和数据库太多，可以选择用 Group documents 模式将同一个数据库的文档归为一个 tab（如 图 26）。
图 26. Windows and Themes（查看大图）
2）继承操作系统的主题
如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表，可以改变 Theme 一项，设置成 Operation System Theme。这样就可以根据个人喜爱给 Notes 换上华丽的外表，可以是绿色，蓝色，粉色，.. 这个功能是 Notes 在 8.5 版本中新加的一个功能，在这里建议大家给操作系统和 Notes 换上绿色的皮肤，有助于缓解视疲劳。图 27 就是设置了“Group document”模式以及继承操作系统外表后的 Notes。
图 27 Windows and Themes（查看大图）
设置 Fonts and Colors
在 Fonts and Colors 一页里，可以设置字体大小，比如把字体设得更大一些，让人看得更舒服一点。也可以设置未读邮件的字体和颜色。默认的设置当中，未读邮件是以加粗的黑体颜色来显示，如果有人觉得这样看着不显著，在这里可以把未读邮件设成红色以引起注意。这两个功能也是 Notes 85 的新功能。
图 28. Fonts and Colors
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巧用 Notes 快捷键
Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键，在这里着重列举一些。
Ctrl+Arrow
在一个表格中选中一行或者多行，按住 Ctrl 键，再按 Arrow 的向上或者向下键就可以方便的移动表格中行的顺序。
Tab
如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档，只需按 Tab 键就可以跳到下一个未读文档上。
Alt+Enter
Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性。
Insert
Insert 键用来改变文档的未读 / 已读状态。
F2
F2 和 Shift+F2 是分别用来增大和减小字体。
F8
F8 和 Shift+F8 分别用来增进和缩减段落。
F9
F9 不仅可以用来刷新视图，在最新的 Notes 里还可以用 F9 来刷新文档。
Ctrl+F8
当您的 Notes 打开很多窗口的时候，按 Ctrl+F8 可以方便的切换 Tab。
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图 29) 。
图 29. 列举快捷键（查看大图）
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常见问题列表
为什么我不能删除表格中的行或列？
当表格中有合并的单元格时，删除行或者列就会出错，这个时候需要先拆分一下单元格再做删除操作。单击鼠标右键，选择 Split Cell。
在使用过程中，当 Notes 异常退出时，如何才能再次运行 Notes ？
杀死 Notes 相关的进程。
Notes 在 Windows,Linux 和 MAC 平台上分别有如下主要进程：
Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe
Linux: notes2, lnotes , taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave ,sametime_idlemo
MAC: Notes, notesmm
为什么有些菜单我找不着？
检查一下 View-Advanced Menu 是否已经勾上。
图 30. Advanced Menu（查看大图）
为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去？
因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names.nsf 上，你需要把这个邮件组的地址信息拷贝到本地的 names.nsf 上才能使用。
我要在另外一个台机器上重装 Notes，哪些重要数据需要保存呢？
需要保存以下数据：
文件 目录 用途
bookmark.nsf Notes\Data 保存 bookmark 和 Home Page 的数据
desktop8.ndk Notes\Data 保存 workspace 里的所有数据
names.nsf Notes\Data 保存联系人，网络连接以及位置信息
notes.ini Notes\ 保存 Preference 的设置
user.dic Notes\Data 用户自定义的字典
id Notes\Data 您的 id，有 id 才能使用 Notes
另外，如果您自己创建的数据库包括备份邮件以及 replication 的数据库也放在了 Notes\Data 下面，也要记得保存一下。但是通常我们建议那些数据库存不要存放在 C 盘。
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结束语
本文主要从邮件管理、文档数据库管理、Preference 设置以及快捷键使用这几个方面来介绍 Notes 中一些常用的功能和小技巧，以帮助您提高工作效率。Notes 功能强大，本文涉及之处非常有限，希望有更多的人一起来挖掘和分享 Notes 的使用技巧。
lotus traveler mail是什么？如果不删除在手机里对手机有影响么？
是IBM公司出品的商用邮箱Lotus Nots的手机版本，很多外企都使用这个邮箱系统，如果你们公司没有使用这个系统，那这个软件对你来说没有任何作用，可以直接删除。
exchange邮箱sever与lotus邮箱sever有何区别，其中的两者间的优缺点各是什么？
exchange server是微软公司多年来的针对企业管理的一个重头项目，在操作系统上能够得到很好的兼容和稳定的性能！能够很好地集合AD活动目录，企业管理方便、统一、存储转发速度快！对用户账户管理完美地与AD结合共同管理！
如新进来一个员工，在AD建立账号的同时可以一起建立邮箱，没有多余的额外操作，方便管理！
怎么说呢！
exchange对于企业来说普及应用较广，属于应用服务器，主要针对企业管理！
lotus （IBM）是个完全的Internet 通讯服务器。邮件服务器包括了对POP3（邮局协议版本3）、IMAP4（Internet邮件存取协议版本4）及基于Web的邮件的支持，同时还支持内在的Internet寻址、MIME （多方Internet邮件传递扩展协议）格式和SMTP（简单邮件传输协议）路由。
1.两者首先区别就是公司不一样，依赖的操作系统也不一样！
2.Exchange Server是在Windows NT Server的基础上开发起来，与Windows NT Server集成并为Windows NT Server优化。如Exchange Server 5.5的运行需要Windows NT Server 4.0。如果要运行Exchange Server企业版提供集群服务，则需要Windows NT Server 4.0企业版。
Microsoft Exchange Server 从体系结构开始就与Windows NT、其他后台产品和互联网协议集成在一起。如：Exchange是唯一用Windows NT安全性来认证用户的此类产品。Exchange提供了高性能的IMAP4和POP3实现。可以与任何LDAPv3兼容的服务器很好的实现目录推荐和同步，不仅仅是 Exchange 服务器。此外，你可以便用SSL 3.0来加密透过 SMTP的Internet电子邮件、利用NNTP自然访问协作应用，不须要模版或文件转换。
Exchange Server 是一个设计完备的邮件服务器产品, 提供了通常所需要的全部邮件服务功能。 除了常规的 SMTP/POP 协议服务之外, 它还支持 IMAP4 、 LDAP 和 NNTP 协议。 Exchange Server 服务器有两种版本。 标准版包括 Active Server、网络新闻服务和一系列与其他邮件系统的接口; 企业版除了包括标准版的功能外, 还包括与 IBM OfficeVision、 X.400、 VM 和 SNADS 通信的电子邮件网关。 Exchange Server 支持基于 Web 浏览器的邮件访问。
在 Exchange Server 中，Internet 与 Web 有许多内在的联系。Exchange Server支持可以由 IIS运行的 Web 应用程序。 Web 用户可以通过浏览器收发电子邮件和访问网络新闻，可以使用 Java applets 访问群件。
无论对于用户还是对于管理员，Exchange Server与其他微软产品都有密切关联。它的客户端可选产品为 Outlook 98。 但是这并不意味着不可以使用其他的 IMAP4 或 POP3 邮件客户软件访问 Exchange Server，只是有些高级功能用不上罢了。
在用户管理上, Exchange Server 与 Windows NT的用户目录联系密切。如果一个用户在 Windows NT 中没有账户， 他就不能够成为 Exchange Server 的用户。配置 Exchange Server 的时候， 管理员可以直接从 Windows NT 域中， 或者 NetWare NDS 目录中引入用户信息。对于用户信箱， Exchange Server 也提供了很强的管理手段。
管理员还可以通过一个称为 Smart Host 的功能，将 Exchange Server 设置成为邮件服务器阵列的交换中心， 把发送的邮件转给其他厂家的 SMTP 服务器处理。通过这种方法， 可以建立起网络邮件服务器间的直接通信联系。
总之，Exchange Server 对于企业级用户来说，是一个高性能的邮件服务器产品和群件。
缺点于不足之处：
缺乏跨平台能力，不支持 Unix 系统。
Exchange Server作为客户机/服务器系统，需要更强的计算能力，尤其在服务器一端。对于Exchange而言，所占系统资源大，用户应准备高速的Pentium机器，大量的内存（RAM）空间，以及足够的硬盘容量，并准备继续进行升级。
使用lotus内部邮件收发走的是lotus自己的路由，不是smtp的，导致和其他一些基于smtp的产品不兼容。
大概知道就这么多，详情可以相应得查看这2种产品的说明书，主要是看你建立邮箱是针对企业还是针对网络用户来定，视乎于需求和自身资源情况来选择！
outlook和IBM lotus notes 有什么区别？功能跟实用性上？
1.
Outlook与Notes都可以作为
邮件系统
客户端，这个功能区别不大。Notes安全性高一些，但性能较差。
2.
Notes功能比较多，设置复杂，所以出现问题需要专业人士处理。
3.
Notes还可以做为Lotus
Domino应用的客户端使用。
Lotus支持手机邮箱吗？支持cmwap网络登录吗？
Lotus的手机邮箱，如果理解成用手机访问lotus的话，有如下两个解决方案：
1 domino server 开启 web 访问功能，如此手机只要能上网并且有浏览器，就能访问lotus邮箱，类似gmail或163信箱的网页访问；
2 在domino server上部署lotus traveler，在IOS、安卓、塞班的系统上就可以通过app方式使用lotus 邮箱。
最后，无论什么移动、电信、联通还是沃达丰，只要能上网，就能访问lotus邮箱。
数据库方法一：通过建立多个 workspace 页面来分类管理不用的工作，例如 work,、study、test... 把相关的一些数据库放在一个页面去，可以便于查找数据